Lista de convidados e confirmação de presença, passo a passo
Quase tudo numa festa depende do número de convidados, desde o tamanho do local até a quantidade de comida, de bebida, de mesas e de cadeiras. Por isso, a lista deveria ser uma das primeiras tarefas da organização, e não algo deixado para a última semana. Uma lista bem feita também evita convite esquecido e diferença grande entre quem era esperado e quem apareceu.
Comece pelo tamanho que cabe na festa
Antes de escrever nomes, defina um limite. Ele depende de quantas pessoas cabem no local e no orçamento. Um mesmo salão comporta um número de pessoas sentadas e outro em pé, e isso muda conforme o formato da festa. Pergunte ao local e ao buffet qual é a capacidade para o formato que você escolheu.
Monte a lista por grupos
Separar os convidados em grupos ajuda a ver onde a lista cresceu demais e onde dá para cortar com critério:
- família próxima;
- família mais distante;
- amigos;
- colegas de trabalho ou de escola;
- vizinhos e pessoas da igreja, do clube ou de outros grupos.
Use uma planilha ou um caderno com colunas para o nome, o grupo, o número de adultos, o número de crianças, o telefone, se o convite já foi entregue, se a pessoa confirmou e se há alguma restrição alimentar ou alergia.
Acompanhantes e crianças
Deixe claro quem está convidado. Se o convite vale para o casal, para a família toda ou só para a pessoa, escreva isso no convite ou na mensagem. Muitos buffets contam as crianças de forma diferente dos adultos, por isso pergunte como é feita essa conta e anote a idade aproximada de cada criança.
Envie o convite com antecedência
O convite precisa chegar cedo o suficiente para as pessoas se organizarem. Em casamento e em festa de quinze anos, ele costuma sair bem antes do que numa festa pequena, e um aviso antecipado só com a data ajuda quem precisa viajar. Para a festa de debutante, veja também festa de quinze anos, como planejar.
Um bom convite traz:
- o nome de quem convida e o motivo da festa;
- a data, o horário e o endereço;
- o traje, se houver um pedido;
- a data-limite para confirmar presença e o contato de quem recebe as respostas.
O convite pode ser impresso, digital ou os dois. O mais importante é que as informações estejam claras e fáceis de achar.
Peça a confirmação de presença
A confirmação de presença transforma uma lista de intenções em um número real. Para ela funcionar:
- Defina uma data-limite para a resposta, antes do prazo que o buffet pede para o número final.
- Deixe uma única pessoa responsável por receber e anotar as respostas.
- Ofereça um jeito fácil de responder, como mensagem, ligação ou formulário pela internet.
- Pergunte quantas pessoas vêm, quantas são crianças e se alguém tem restrição alimentar ou alergia.
- Perto do prazo, procure quem não respondeu com uma mensagem educada ou uma ligação.
Mesmo com tudo confirmado, é comum algumas pessoas faltarem e outras aparecerem sem avisar. Converse com o buffet sobre como ele lida com essa diferença.
Passe o número final ao buffet a tempo
Logo na contratação, pergunte até quando o buffet precisa do número final e se existe margem para mudanças depois disso. Esse prazo existe porque a compra dos ingredientes, a escala da equipe e a montagem das mesas são planejadas a partir do número de convidados.
Ao passar o número final:
- separe adultos e crianças, seguindo as faixas de idade que o buffet usa;
- avise o buffet sobre convidados com restrição alimentar ou alergia;
- informe se haverá fornecedores, como fotógrafo e músicos, que também vão comer;
- mande tudo por escrito, numa mensagem, para ficar registrado.
Com o número em mãos, fica mais fácil entender a quantidade de comida e bebida, assunto de como calcular a comida da festa.
A lista no dia da festa
Em festas maiores, uma lista impressa na entrada ajuda a receber os convidados, e um mapa de mesas mostra a cada um onde sentar. Deixe uma pessoa de confiança ou a recepção do evento cuidando disso, para que a família possa aproveitar a chegada de cada convidado.
Como pedir o orçamento
Com uma estimativa de convidados, já dá para pedir o orçamento. Mande pelo WhatsApp (21) 96499-2277 a data, o tipo de festa, o local e o número aproximado de adultos e de crianças. O orçamento com Festejo.RJ começa por aí, e o número final é combinado ao longo da organização. Para outros canais, veja a página de contato.
Veja também: Como calcular a comida da festa, o que muda a quantidade e Decoração da festa, como escolher estilo, cores e detalhes.
